【TOTO株式会社】導入事例

「社会の発展に貢献し、世界の人々から信頼される企業を目指す」ことを企業理念に掲げ、2017年に創立100周年を迎えたTOTO株式会社。次の100年に向けて「世界中にTOTOファンを増やしていく」というビジョンを掲げ、お客様目線でものづくりにおける先見性を強みとしながら、社会貢献活動にも精力的に取り組んでいます。
ステークホルダーに対しての価値創造も大事にしながらIR活動を行っている担当者に、これまでの課題から「みんなの説明会」導入後の変化などを伺いました。
 

これまでの業務上の課題を教えて下さい。

3年以上前はカレンダーを印刷し、紙面上にメールや電話でアレンジした取材予定日を記入していましたが、記載漏れが多々ありました。紙面とは別で、Excelで面談管理もしていたので二度手間でしたね。ダブルで管理していたのに、アレンジの重複や行き違いもあり、機関投資家にご迷惑をおかけしたこともありました。そんな中、スケジュール調整にかかる人的作業を減らし、ヒューマンエラーを防げるようなツールを探していました。IR担当者以外にも、スケジュールを共有すべき社員も閲覧でき、かつスケジュールの抜け漏れがなくなるようにしたかったのです。

また、情報の整理や集約、機関投資家のリストアップ等はしていなかったため、面談管理のExcelに記入された情報があれば遡って検索するという記憶頼りな方法も解決したいと考えていました。

「みんなの説明会※1」と出会ったきっかけ、そして導入の決め手を教えて下さい。

「取材カレンダー※2」の案内メールを何回か受け取った後にお話を伺い、トライアルを開始しました。当社は、サービス導入を決めるためには購買部に相談が必要で、そのためには、他社比較の情報も提示する必要がありました。会社に納得してもらうための材料を集めて説得することが1番苦慮しましたね。ただ、実際にトライアルで活用してみると、従来の紙面上のカレンダーに書いたり消したりという作業や抜け漏れがなくなること、取材可能日を候補日としてオープンにし、システム上で投資家に日程を選択してもらうことで連絡のやり取り（取材アレンジのラリー）が1回で済むことが非常に有用であると説明でき、導入することが決定しました。

小さいことかもしれないですが、紙面での作業は消しくずが溜まったり、ペンのインクがすぐになくなっていたのですが、デジタルに処理できるようになってからは、物理的なストレスもなくなったことも大きいです。

※1みんなの説明会：無料で事業会社のIRが決算説明会の掲載、証券会社/機関投資家とのアレンジが、議事録が作成できるサービス

※2取材カレンダー：事業会社の機関投資家との取材スケジュールを作成し、証券会社/機関投資家へURLを共有することで取材アレンジを簡単にできるみんなの説明会の機能

導入後の活用方法について教えて下さい。

当社では、経営企画二グループの3名でIRを運営しています。（2021年3月当時）
四半期で50-60件の面談があり、スピーカーを3名で担当しています。
みんせつの活用方法は、取材のスケジュール管理や決算発表、そして決算説明会情報の掲載です。コロナ感染が拡大してからは、オンラインで決算説明会を行う機会がある中で、ウェビナーのIDやパスワードが掲載できることも大変便利です。「取材カレンダー」は、決算発表の2ヶ月前にみんせつの担当者と相談し、カレンダーを作成しています。証券会社や機関投資家への案内はしていませんが、「取材カレンダー」経由で申し込まれることが多いです。それ以外で申し込まれる場合は、「取材カレンダー」のURLを送付して日程を集約できるようにしています。

電話やメールで申し込みを希望される場合もありますが、最近は『取材カレンダー以外では取材を受け付けません』という回答をしています。導入当初は「みんなの説明会」の知名度は低かったので、懸念を示す機関投資家もいましたが、一度使うと作業効率の良さを実感されるようで、問い合わせはなくなりました。セキュリティ上、厳しい条件をクリアする必要があり、サービス導入に時間がかかる証券会社や機関投資家以外の方への案内は問題なくスムーズに対応できています。

導入してから変化したことはありますか

機関投資家から直接申し込まれることが大きな変化でした。証券会社が仲介することで、機関投資家への確認に時間がかかることは想像がつくと思いますが、たった1つの確認に1日かかることもあり、余計な気を揉むケースもありました。証券会社とメールと電話で度々やり取りをしたり、カレンダーとにらめっこしながら日程調整の決定をすることもありました。やむを得ずお断りする場合も都度お断りする文章を作成するなど、かなりのストレスと労力を費やしていました。現在は「取材カレンダー」で取材可能枠を設けているため、取材可能日の調整を実施することがなくなりました。

また、上記と付随しますが、証券会社経由では依頼のなかった機関投資家からの取材申し込みが増えました。先日も海外機関投資家の方で、今まで取材履歴がない新規の投資家との取材が実現しました。当社の製品を知っており、良い製品と認識があったことから、「みんなの説明会」経由で個別取材の申し込みに至っています。今までは取材の依頼方法が分かりづらかったということかもしれないですね。

導入して課題解決されたことを教えてください。

上記と重複しますが、やり取りによるストレスが減り、アレンジに費やす時間も削減されました。外線での電話の件数が減り、アレンジの時間は肌感覚で半分以上減ったと実感しています。経営企画業務と兼務している中で、経営陣や部内のメンバーと打ち合わせで話す時間なども増やすことができたと思います。また、以前は担当者の記憶を頼りにすることも多かったのですが、取材の90%以上が「みんなの説明会」に集約されているので、情報も簡単に検索できるようになり、業務が効率化されたことは間違いないですね。

最後にみんせつに期待していることを教えてください。

これまでも、現場が考えている以上に、IR活動に利益のある情報やサービス改善のアップデートを実施されている印象です。実際に、サービス改善について要望を出すと、1ヶ月以内には改善されているのがその証拠だと感じています。みんせつの担当者は、現場目線で打ち合わせに臨んでくれるのが頼もしいです。サービスが私達の目的に合っていることはもちろんですが、人と人との信頼あっての契約だと思っています。

当社の今後の課題は、マネジメント層との対話を望む投資家との調整を本格化していくことです。そのために、マネジメントと投資家の対話の事例や比率のデータ等、作ってもらえると嬉しいです。今後も、IR業務がより簡便に遂行できるサービスをみんせつが実施してくれることに期待しています。